Kenali Apa Yang Membuat Kamu Terus Menunda! Kelola Waktu!
21.46
Waktu seringkali
terasa begitu cepat berjalan dan berlalu. Sebelum menutup hari, mungkin
sebagian dari kita akan bertanya dalam hati “apa yang sudah saya lakukan hari
ini”, “apakah to-do-list hari ini sudah dijalankan”, “apa yang akan saya
prioritaskan untuk lakukan esok”.
Tentu kita sangat
ingin dapat mengelola waktu dengan bijaksana. Tapi bagaimana caranya, sedangkan
hal-hal tak terduga seringkali muncul dan rasa malas membuat pekerjaan kita
terus tertunda. Sebelum saya berbagi tentang strategi mengelola waktu, yukk
kita perhatikan hal-hal penting terkait dengan penggunaan waktu kamu
sehari-hari :
#Time-Use
Sebelum berbicara bagaimana mengelola waktu,
let’s take a look : bagaimana kamu menggunakan waktu mu?! Umumnya ada 2 masalah
yang sering kita hadapi yaitu time-wasted
dan time-misused.
Time –wasted misalnya menghabiskan waktu menonton televisi
berjam-jam, padahal kita tau ada agenda pekerjaan yang perlu di follow up.
Alhasil pekerjaan tsb tertunda.
Time-misused sering terjadi ketika kita memiliki pendekatan yang keliru dalam menyelesaikan pekerjaan, misalnya ada bagian pekerjaan yang sebenarnya bisa kita delegasikan tapi kita terus berkutat dan berputar-putar dengan tugas tsb sehingga beberapa tugas pekerjaan tidak selesai tepat waktu. Kita bisa membagi tugas dengan tim misalnya : salah satu anggota tim melakukan pencarian data/ informasi, anggota lainnya merancang draft laporan, dan ketua tim melakukan review serta verifikasi data. Dengan demikian, tugas dapat lebih cepat dan tepat untuk direalisasikan.
Time-misused sering terjadi ketika kita memiliki pendekatan yang keliru dalam menyelesaikan pekerjaan, misalnya ada bagian pekerjaan yang sebenarnya bisa kita delegasikan tapi kita terus berkutat dan berputar-putar dengan tugas tsb sehingga beberapa tugas pekerjaan tidak selesai tepat waktu. Kita bisa membagi tugas dengan tim misalnya : salah satu anggota tim melakukan pencarian data/ informasi, anggota lainnya merancang draft laporan, dan ketua tim melakukan review serta verifikasi data. Dengan demikian, tugas dapat lebih cepat dan tepat untuk direalisasikan.
#Time-Log
Ini adalah sistem
yang umum kita gunakan dalam pengerjaan tugas atau project yaitu memanfaatkan
time-log. Mengapa tidak kita juga menggunakannya untuk aktivitas pribadi
sehari-hari?! Misalnya : Saya punya hobi menyanyi dan menulis. Untuk menjaga self-discipline, kenapa tidak saya
merancang time-log agar hobi saya bisa lebih terasah dan intens dilatih. Setiap
hari, contohnya, saya mengalokasikan 2 (dua) jam untuk menulis dan 2 (dua) jam
untuk vocalizing serta berlatih menyanyi.
Dengan time-log, kita dapat belajar juga
mengukur berapa lama sesuatu dikerjakan dan berapa banyak hal yang mungkin bisa
di eliminir dengan melihat skala prioritasnya. Sebut saja, kita membuat tugas
slide presentasi, kita bisa memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Apalagi bila kita sudah sering melakukannya dan terlatih, biasanya kita
memiliki mind maps bagaimana tugas
tsb akan dikerjakan agar lebih efektif dan efisien.
#Time-Analysis
Analisis waktu
perlu kita lakukan, salah satunya untuk membantu kita membedakan tugas yang urgent dan important. Kita juga perlu belajar untuk melakukan beberapa action
seperti : delegasi pekerjaan, pengambilan keputusan, pemberian approval, pengarahan bagi tim. Ini akan
sangat berpengaruh terhadap tugas ataupun project yang dikerjakan. Tidak semua
hal harus kita kerjakan sendiri toh? Dengan mendelegasikan pekerjaan, kita juga
belajar percaya pada anggota tim kita dan memberikan kesempatan bagi mereka
untuk bertumbuh.
#Time-Control Techniques
Sekarang,
beberapa teknik sederhana mengelola waktu :
- Tentukan objectives (tujuan)
- Mulai dengan time diary (catatan waktu harian)
- Membuat daily plan
- Tentukan prioritas
- Do one thing at a time
- Kerjakan hal yang sulit dahulu
- Gunakan reminder lists
- Tentukan deadlines
- Siapkan agenda untuk meetings
Apalagi bila kita
memiliki berbagai aktivitas, di luar kerja kantoran. Misalnya kita menekuni hobi menulis, bermusik atau berwirausaha....tentulah pengelolaan waktu menjadi
hal yang sangat penting untuk keberhasilan kerja kita. Jadi, yuk kita mulai
menata dan mengelola waktu dengan lebih bijaksana.
Alokasikan juga
waktu untuk keluarga, waktu berekreasi, waktu bermain, olahraga dan berkumpul
bersama teman/ saudara. Pengelolaan waktu yang seimbang akan memberikan dampak
yang positif untuk keseharian kita.
0 komentar